О чем: Сдача неидеального заказа. Послевкусие.
Решение: Я не буду говорить об очевидных вещах, вроде тех, что необходимо подписывать договор и поручение на выполнение услуг ( и иметь их в наличии «на руках». Я буду говорить о том, как сдавать заказ правильно неправильный заказ.
К моменту сдачи заказа/приезда заказчика или его представителя в офис заказ: а) упакован (перед этим все пересчитано, проверено, уложено!!!); б) на нем наклеечка Медиа; в) документы выписаны и уложены в файл с наклеечкой Медиа .
Заказ вручается ТОЛЬКО при наличии надлежаще оформленной доверенности! Документы подписываются представителем заказчика
На этапе сдачи: можно еще раз в присутствии заказчика проверить сортность, комплектность и пр. параметры заказа. ПОМНИТЕ! Этап сдачи — это этап получения нового заказа. НИКОГДА не сдавайте заказ в спешке!
Если заказчик не подписывает Акт сразу ( или не имеет на то полномочий или по какой-то иной причине), он подписывает товарную накладную. Это доказательство, что он получил товар в руки. В противном случае, он всегда может сказать, что не получал заказ.
Согласно п. 2.2.4 Типового договора, если в 3-х дневный срок не поступил мотивированный отказ от подписания Акта, считайте, что заказ на 80% сдан)) Помните, что отказ может быть отправлен по почте заказным письмом с уведомлением, а оно идет какое-то время.
Пришел отказ! Мы можем так говорить, если письмо зарегистрировано секретарем в реестре входящих писем или если в его получении расписался сотрудник, числящийся в штате компании. Все остальные варианты ( факс, скан на электронку, просто отдали, гневная смска, письмо на почту, голубиное послание и пр.) - юридически не состоятельны.
Без паники! Это просто заказ! Если что-то произошло, оно уже произошло! Во-первых, редко бывает, когда отказ на весь тираж, товар, группу, чаще часть. т. е. Часть заказа у вас уже принята. Во-вторых, согласно ГК РФ у вас (вашего руководства) есть 10 (десять) рабочих дней для принятия решения по ситуации, поэтому прочь эмоции и примите спокойное трезвое решение. Какие варианты есть: вернуть средства, переделать заказ, дать аналоговую продукцию без потери качества ( или лучшего качества, а еще лучше более дешевую — как показывает практика негативные ситуации ведут к появлению новых более быстрых и качественных поставщиков), дать скидку и пр., - я еще не акцентирую внимание, чья зона ответственности
-
менеджера, принимавшего заказ;
-
его руководителя;
-
руководителя соответствующего направления;
-
представителя заказчика;
-
лица, принимающего решение со стороны заказчика;
-
менеджера со стороны поставщика ( если мы выступаем посредниками);
-
руководителя компании поставщика ( если мы выступаем посредниками).
Очевидно, что варианты решения разные)))
Обязательно ответьте на письмо. С исходящим номером и подписью руководителя. В случае дальнейших судебных действий, где оценивается ТОЛЬКО юридическая сторона дела, это выглядит, как: «Ты сделал плохо! Ладно, я переделаю так-то и так-то ( или не... ты не прав, по- другому я не мог). Хорошо! Переделывай!». Вот пока вы не получите повторного: «Да! Делай!» нет причин, что-то делать!!! Вы рискуете сдать заказ и снова получить на него отказ!
Сдаем заказ. См. п.1. Подписали? Поздравляю!!!
Не грустите! В случае возникновения такой ситуации повторно, вы отреагируете как настоящий профессионал (клиенты ценят спокойное и компетентное решение проблемы, а не истерики). Не факт, что клиент уйдет, - за битого двух небитых дают! Если поставщик что-то сделал не так, ему обязательно дадут второй шанс ( ну если только он не «накосячил» на пять с плюсом), чтобы как минимум использовать в ценовом диапазоне «чувство вины».
Выводы:
В сложной ситуации взаимодействие идет не в поле Иван Иваныч — Леонид Юрьич, а в поле ООО «Клиент» - ООО «Медиа»
Как правило, не требуется именно вашей крови и тотального банкротства компании, требуется сдать заказ/тираж, а чаще что-то рапортовать руководителю из серии «Иван Иваныч, я их там всех нагнул и построил, они все переделают, на следующий заказ дадут скидку 20%. Ух! Я им ужо!...»
Если контролировать каждый (!) день/ через день ход заказа и докладывать о ходе выполнения заказчику, то ситуация не возникнет. Вы прослывете занудой, но вас будут рекомендовать как очень НАДЕЖНОГО поставщика услуг.
